經費核銷

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壹、經費核銷流程:

高等教育深耕計畫 經費核銷流


註1:如下方(伍、經費核銷證明文件及注意事項說明)所提及之核銷科目,檢附相關證明文件。

註2:各單位辦理經費核銷時,請先送至教卓中心。如對於科目核銷有任何疑問,也請先與教卓中心確認經費使用合理性後,再行核銷。經常門相關問題可詢問李明宗專員(分機:2258)、吳欣樺專員(分機2256);資本門相關疑問可詢問林盈宏專員(分機2257)。

貳、 重要注意事項:

(1)收銀機或計算機器開具之統一發票,應輸入本校統一編號06195262,若未輸入統一編號,應請營業人加註買受機關名稱或統一編號後,加蓋統一發票專用章。若統一發票僅列日期、貨品代號、數量、金額者,應由經手人加註貨品名稱,並簽名;如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者,得免加註。

(2)感應紙式電子發票請在主計系統之用途說明欄填寫發票號碼。

(3)如非必要,請盡量不要使用信用卡付款。

(4)1萬元(不含)以上物品採購,務必檢附估價單事先請購 ,請購核准後方可購置。採購案件性質相近者,應併案辦理,並檢附請購文件。

(5)如代墊超過一萬元,需專簽說明理由。

(6)部分購置物品必須由保管組列管,原則上超過一千元之物品需填寫非消耗品領用單,若有問題請洽保管組。

(7)購買物品時,需確認是否為政府集中採購統購項目,若不參與統購,需檢附不參與統購理由書。統購項目核銷時,請附上驗收紀錄單。


(8)核銷清冊或原始憑證黏存單-用途說明欄位格式:

【行動方案編號-單位-科目-用途說明(精要說明)】

例:9589-教卓中心-鐘點費-聘請俞小芸老師擔任4/25XX講座講師


(9)兼任助理費注意事項請洽人事室王蕙芳(分機5818)。


【日保】→ 主計系統請選擇「補充保費印領清冊」

【月保】→ 主計系統請選擇「薪資清冊」

参、發票(收據)注意事項:

(1)本校為非營業單位,應取具二聯式發票。如取具電子計算機所開三聯式發票,應請將扣抵聯收執聯一併黏貼於報銷憑證上。收銀機或計算機開具之統一發票應輸入本校統一編號:06195262。

(2)受買人:請填明學校全銜(國立雲林科技大學),請勿再加系所、單位名稱或個人名稱。

(3)品名:應填明購置名稱,並註明廠牌、規格。外文品名請譯成中文。

(4)日期填報請完整填寫『年』、『月』、『日』。

(5)數量、單價、金額均應該核實填寫。

(6)發票及收據上總計金額大小寫(零、壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖),均須填明,並且一致。

(7)發票及收據有更改一定要加蓋負責人(廠商)印章。

(8)外幣:應折合新台幣並註明購買當日匯率折合率,並檢附當天匯率表。(注意:差旅費請檢附出差前一天匯率表,匯率應以台灣銀行即期賣出匯率為主)。

(9)收銀機或計算機開具之統一發票,如未附明細表,僅列日期、貨品代號、數量、金額者,應由經手人加註貨品名稱,並簽名或蓋章。

(10)收據或發票如有遺失,應檢具副本並請原立據人加蓋發票章,加註與正本相符,並註明無法提出發票正本的理由,始得報支。若無法檢具副本,請上主計系統下載「支出證明單」填寫核章。

(11)網路上列印之電子發票需經手人或計畫主持人核章。

(12)如取具收據,則須印有「免用統一發票」字樣或加蓋免用統一發票專用章;無統一編號,請貼千分之4印花稅,並註明店家負責人之身分證字號。 (注意:可至文書組購買印花稅,高教深耕計畫經費無法支應印花稅

肆、領收收據注意事項:

(1)收據之簽章欄位,需為講者親筆簽名,勿蓋章。

(2)若為代墊,建議於收據「備註」處填寫代墊人之姓名、學號或員編及代墊字樣。

(3)收據內容如有修改,請於修改處簽名或蓋章,金額部分請勿塗改。

(4)常見錯誤為:具領人服務機關及職稱未填寫或修正內容未核章。

伍、經費核銷證明文件及注意事項說明:

※以下核銷資料僅供參考,細項仍以實際核銷情況為主。

備註:

(1)核銷時請務必加會教學卓越中心

(2)請依照計畫時程將經費核銷完畢,該月收據請於當月核銷完畢,若一般核銷逾期兩個月、國內差旅費逾期15天,請說明逾期核銷理由

(3)有任何核銷問題請洽詢教學卓越中心專員(分機2256吳欣樺、2258李明宗);主計室專員(分機2577簡鈴芷)。

核銷項目

證明文件

注意事項

鐘點費

1.受款者(講者)所簽之收據
2.
二代健保補充保費試算表
3.
活動海報或上課課表
4.
印領清冊

●臺教人(四)字第1070013026號函行政院函訂「講座鐘點費支給表」及修正「軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定」
※搭配課程演講、研討會、研習、教育訓練、工作坊、培訓、說明會請認列:鐘點費
收據:
1.
確認受款人是否已在本校出納組建立帳戶,尚未建立者須於請款前填寫「校外人士金融機構劃帳發款申請表」並送至出納組建檔。
2.
(校外人士)
-國外(外籍講者)每時2,400元;
-外聘講師、專家每時2,000元;
(校內教師)-內聘講師1,000元。
3.
申報之鐘點數須與講座活動時數吻合。
(※每小時至少授課滿50分鐘,連續不間斷90分鐘算兩節。)
二代健保補充保費試算表:
雲科單一入口服務網→二代健保補充保費扣款試算
活動海報:
內容須包含講座主題、講座日期、起訖時間、活動地點、主講人姓名及服務機關等資訊。海報上須備註「本活動由教育部高等教育深耕計畫經費補助」字樣。

演講費

1.受款者(講者)所簽之收據。 
2.
二代健保補充保費試算表
3.
活動海報
4.
印領清冊

●臺教人(四)字第1070013026號函行政院函訂「講座鐘點費支給表」及修正「軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定」
※週會、非搭配課程的演講:請認列演講費
※演講費無需由機關提列補充保費。
(演講費單次給付超過2萬元,則須扣1.91%個人補充保費。)
收據:

1.
確認受款人是否已在本校出納組建立帳戶,尚未建立者須於請款前填寫「校外人士金融機構劃帳發款申請表」並送至出納組建檔。
2.
(校外人士)
-國外(外籍講者)每時2,400元;
-外聘講師、專家每時2,000元;
(校內教師)-內聘講師1,000元。
3.
申報之鐘點數須與講座活動時數吻合。
(※每小時至少授課滿50分鐘。)
二代健保補充保費試算表:
雲科單一入口服務網→二代健保補充保費扣款試算
活動海報:
內容須包含講座主題、講座日期、起訖時間、活動地點、主講人姓名及服務機關等資訊。海報上須備註「本活動由教育部高等教育深耕計畫經費補助」字樣。

諮詢費

1.受款者(講者)所簽之收據。
2.
二代健保補充保費試算表。
3.
諮詢專家意見記錄(需簽名)。
4.
印領清冊

●比照出席費辦理
收據:
1.
確認受款人是否已在本校出納組建立帳戶,尚未建立者須於請款前填寫「校外人士金融機構劃帳發款申請表」並送至出納組建檔。
2.
本校人員不得支領諮詢費。
3.
校外專家學者每次2,500元。
二代健保補充保費試算表:

雲科單一入口服務網→二代健保補充保費扣款試算
諮詢會議記錄意見:
(※諮詢紀錄上須有被諮詢之專家學者親筆簽名)

出席費

1.受款者(講者)所簽之收據。
2.
二代健保補充保費試算表。
3.
簽到表。
4.
(會議意見記錄):可不附,單位自行留存,有爭議時可提供

5.印領清冊

●臺教會(四)字第1060192373號函行政院修正「中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點」第五點、第七點、第九點
※出席費支用,應以參加具有政策性專案性重大諮詢事項會議為限。一般經常性業務會議不得支給出席費。
收據:
1.確認受款人是否已在本校出納組建立帳戶,尚未建立者須於請款前填寫「校外人士金融機構劃帳發款申請表 」並送至出納組建檔。
2.不得同時支領出席費、審查費、諮詢費、鐘點費(同日同一計畫活動下)。
3.
本校人員不得支領出席費。>
4.
校外專家學者每次最高2,500元。
二代健保補充保費試算表:
雲科單一入口服務網→二代健保補充保費扣款試算
專家意見記錄:
(※會議意見紀錄上須有出席專家學者親筆簽名 )

指導費

1.受款者(講者)所簽之收據。
2.
二代健保補充保費試算表。
3.
出席會議佐證資料:
(1)議程
(2)專家意見記錄(需簽名)。
(3)會議照片3張。

4.
印領清冊


●比照出席費辦理收據:
1.
確認受款人是否已在本校出納組建立帳戶,尚未建立者須於請款前填寫「校外人士金融機構劃帳發款申請表」並送至出納組建檔。
2.
本校人員不得支領指導費。
3.
校外專家學者每次最高2,500元。
二代健保補充保費試算表:
雲科單一入口服務網→二代健保補充保費扣款試算
專家意見記錄:
(※專家意見記錄上須有專家學者親筆簽名)

印刷費

1.統一發票(收據)
2.
印刷品樣張:如為書籍或頁數多的簡報檔,附封面、目錄或重點頁樣張並註解
3.
消耗品領用單

1.收據:
如為代墊,請於收據空白處鉛筆填寫代墊人之姓名及員編(或學號),並加註「代墊」字樣。
(例:B12345678王小明代墊)

印刷品樣張:
如為海報、文宣品,請在印刷品上加註「本活動由教育部計畫經費補助」字樣。

消耗品領用單:
海報、文宣品、裝訂成冊等印刷品需檢附。
下載路徑-雲科首頁/行政單位/總務處/保管組/表格下載/消耗品領用單(一式一聯) 。

租車費

1.
租車費超過一萬元,事先請購檢附資料:
(1)估價單(蓋公司章及負責人章)
(2)參訪/活動行程表

2.核銷
(1)統一發票(收據)
(2)參訪/活動行程表

(3)乘車名冊及簽到表(可合併)

※租車費超過一萬元,請於租用一週前附估價單先行請購,請於用途說明欄位註明參訪目的
1.註明巴士之種類(大、中、小巴士)。
2.註明用車日期、時間(開始時間~結束時間)
3.註明乘車之起迄地點。
4.乘車人數、名單
5.校外參訪請加填研發處校外參訪申請表,並經核可後,送衛教組以提高學生保額。

保險費

1.保險費用收據。
2.
要保書或保險合約書。
3.
保險人名冊。
4.
活動行程表。

※老師、專案助理、已支領獎助學金學生不得支付,如有需求需自費。
※國內保險費最高保額為300萬;國外保險費最高保額為400萬,學校有與和泰保險簽訂合約,依和泰試算為主。和泰保險

保險費用收據/要保書/保險合約書:
要保人需為「國立雲林科技大學」,不得在加系所、姓名。
活動行程表:
內容須標註參訪/活動日期及起訖時間等資訊。

獎助學金
(實踐課程學習)

1.學習記錄卡
2.二代健保補充保費試算表
(費用別:50,其他薪資)
3.印領清冊

●實踐課程學習專區
1.確認未同時段重複報支。
2.每案2,000元,另須編列補充保費。
3.學生申請實踐課程學習,每案為學生搭配所學課程,學以致用所學技能,並填報學習目標及學習成果。
4.用途說明:行動方案編號-單位-獎助學金-李小宗、吳小樺4月份自主學習實踐課程獎助學金。
※學生實踐課程學習及研究學習申請系統 :
單一入口→熱門申請→學生實踐課程學習及研究學習申請系統→實踐課程學習→實踐課程申請。

二代健保補充保費試算表:
雲科單一入口服務網→二代健保補充保費扣款試算

獎助學金
(研究獎助生)

1.印領清冊
2.第一次核銷研究獎助學金,請附上申請紀錄表

1.研發處研究獎助生專區:獎助生及兼任助理權益保障要點
無需由機關提列補充保費。
1.學生申請研究獎助生,必須從事與發表論文、研究實習、課程、或符合畢業條件,參與自身研究之相關研究計畫或修習研究課程,在接受教師的指導下,協助相關研究執行,學習與實習研究實務,以提昇研究能力及發展研究成果為目的者。
2. 研究獎助生至少須修習研究倫理相關課程或講習訓練至少 6 小時,研習證明請事先取得,於申請時檢據資料並備查。
3. 會計系統印領清冊用途說明一律列為研究獎助生研究津貼
※學生實踐課程學習及研究學習申請系統 :
單一入口→熱門申請→學生實踐課程學習及研究學習申請系統→研究獎助生→研究獎助申請。

兼任助理費

1.工作日誌
2.保費列表
3.印領清冊

1.依人事室勞僱型兼任助理相關規定辦理。
2.請注意勞保加保不能追溯。
※兼任助理管理系統 :
單一入口→熱門申請→兼任助理管理系統。

材料費

1.統一發票(收據)
2.
材料領用單(一式2份)
3.
檢附材料照片/材料成品照片一張,或詳述用途說明。

收據:
如為代墊,請於收據空白處鉛筆填寫代墊人之姓名及員編(或學號),並加註「代墊」字樣。
例:B12345678王小明代墊)

材料領用單:
1.下載路徑-雲科首頁/行政單位/總務處/保管組/表格下載/材料(一式二聯)
2.表單蓋章部分,保管人及驗收人不得為同一人。

獎勵品

1.獎勵品上簽公文。
2.
請購單。
3.
統一發票(收據)。
4.
學生領取獎勵品之簽收單。
5.
消耗品領用單(需寫購置獎勵品理由)。

※請購獎勵品需事先上簽獲核准。
1.
簽文請檢附獎勵辦法(辦法須經相關會議通過)
2.
不參與統購須填寫「不參與統購理由書」。
獎勵品簽收單:
須註明領收獎勵品的學生學號、姓名、親筆簽名及領收獎勵品名稱。

場地佈置費

1.統一發票(收據)
2.
活動相關資料(如:照片),並備註說明以佐證。
3.
消耗品領用單(註明租用)。

消耗品領用單:
下載路徑-雲科首頁/行政單位/總務處/保管組/表格下載/消耗品領用單(一式一聯) 。

場地使用費

1.統一發票(收據)。
2.
活動行程表。

●臺教會(三)字第1060095066號函教育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討(習)會管理要點
※校內場地不得支報使用費。

交通費

1.受款者(專家學者)所簽之收據。
2.
高鐵車票需檢附票根。
3.
活動海報。

※搭乘計程車,經費無法核銷。
收據:
1.
確認受款人是否已在本校出納組建立帳戶,尚未建立者須於請款前填寫「校外人士金融機構劃帳發款申請表」並送至出納組建檔。
2.
交通費應依該專家講者服務機關至斗六之交通費計算,非以實際出發地點計算,因此收據上之服務機關請務必填寫
3.
如因業務需要,駕駛自用汽(機)車者,其交通費得按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支。但不得另行報支油料、過路(橋)、停車等費用;如發生事故,亦不得報支公款修理。
車票票根:※不得報支商務車廂
1.乘坐高鐵,核銷需檢附車票來回票根。
2.台鐵火車(自強莒光區間車皆免附車票票根)
活動海報:
內容須包含講座 主題、講座日期、起訖時間、主講人姓名及服務機關等資訊。海報上須備註「本活動由教育部高等教育深耕計畫經費補助」字樣。
適用對象:專家、講者

稿費

1.受款者所簽之收據。
2.
審稿(翻譯稿件、設計稿件等)之相關文件(審稿者簽名)
3.
二代健保補充保費試算表基本上費用別如下,實際情況仍以出納組判定為主:
【費用別:50,其他薪資】
設計完稿費
【費用別:9B,稿費】
譯稿費、撰稿費、編稿費、圖片使用費、審查費
4.
印領清冊

●臺教會(四)字第1040097897號中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點
收據:
1.
確認受款人是否已在本校出納組建立帳戶,尚未建立者須於請款前填寫「校外人士金融機構劃帳發款申請表」並送至出納組建檔。
2.
費用計算請敘明依字數件數為計算基準。
3.
翻譯費:敘明字數及計算基準為外文翻中文或中文翻外文,以公開市場機制辦理。
4.
撰稿費:敘明字數及計算基準為一般稿件或特別稿件(中文、外文)。
5.
編稿費:敘明字數及計算基準為文字稿(中文、外文)或圖片稿。
6.
圖片使用費:敘明為一般稿件或特別稿件。
7.
設計完稿費:敘明計算基準為海報或宣傳折頁(按頁計酬、按件計酬),並檢附樣張。
8.
審查費
(1)
計酬:每千字中文200元,外文250元。
(2)
計酬:中文每件上限810元;外文每件上限1,220元。
(3)
本校人員不得支領稿費。
(4)
不得同時支領出席費及審查費。
(5)
審查佐證資料:
a.議程
b.專家學者的審查意見紀錄(需簽名)

※評圖一般以審查費之中文按件計酬為標準。

膳費

1.統一發票(收據)
2.
大型活動佐證資料:
(1)簽到表

(2)活動行程表

●臺教會(三)字第1060095066號函教育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討(習)會管理要點
※須為全天或大型活動得以支用,辦理期程第一天(包括一日活動)不提供早餐,其一日膳費以200元為基準。

※同一活動併同核銷,勿拆案

大型活動佐證資料:
1.
須附用餐名冊(簽到表)、活動時程表。
2.
適用於全天的大型活動。
簽到表:
內容須標註活動主題、活動日期及起訖時間、主持人姓名及服務機關等資訊。

雜支

1.統一發票(收據)
2.
消耗品領用單(文具、電腦耗材)

雜支使用:
1.
可購買計畫執行所需文具用品。
2.
郵資:須列清冊註明寄送的收件人、寄送地址、寄送物品、寄送郵資費用以佐證。
(※不需附消耗品領用單)。
3.誤餐費:用於影響用餐時間之計畫會議。
4.
若屬一般事務性/辦公事務用品/日常生活物品不得購買,如免洗餐具、衛生紙、垃圾袋…等。若有疑問請疑慮請洽詢教卓中心或主計室。

國內差旅費

1.出差請示單
2.
(高鐵票根)
3.(住宿收據)

●國內出差旅費報支要點
人事室差假勤惰:國立雲林科技大學教職員工出差應行注意事項
1.交通費:雲林至出差地點之實際交通費,不得報支商務車廂,【捷運】請於核銷清冊上註明起訖站名
2.雜費:如假別為公差,一天400元,半天200元。如假別為公假具公差性質,不得報支。
3.住宿費:如出差2天以上有住宿之必要,可檢附發票或收據報支。
※如出差已請路程假,則去程車資不得報支高鐵車票
※學生派差請先上簽,僅補助交通費、住宿費,無補助雜支
適用對象:教師、職員、學生

國外差旅費

請參閱檢核表:
https://goo.gl/mUE55F

●國外出差旅費報支要點
此為管制科目。
1.於出國前簽請學校同意,並完成請假程序,若需先行預借經費,也請於出國前辦理。
2.需繳交出國報告
適用對象:教師、職員、學生

住宿費

1.活動表
2.
住宿名冊
3.發票或收據

●國內出差旅費報支要點
1.應為連續兩日之活動
2.若活動時間過早,需活動前一晚住宿,不得搭乘高鐵,應以台鐵為主。
適用對象:教師、職員、學生

研習報名費

1.研習證明
2.
活動表
3.收費標準
4.發票或收據

●可參閱:104.5.26-修正國立雲林科技大學教師專業成長激勵要點.pdf
適用對象:教師、職員、講師

資料蒐集費

1.書籍封面
2.
非消耗品增加單
3.發票或收據

此為管制科目。
※ 如涉及非書籍之資料蒐集,請與教卓中心或主計室聯繫。
非消耗品增加單:
請至保管組財產管理WEB端查詢及作業系統或財產系統(如下圖)填寫。

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